Kultursamarbejdets vedtægter

Kap. I. Navn, formål og deltagelse

§1. Navn

Foreningens navn er Kultursamarbejdet i Midt- og Vestjylland.

Foreningen har hjemsted i Holstebro Kommune.

§2. Formål

Foreningens formål er gennem samarbejde at understøtte udviklingen af kunst og kultur af høj kvalitet og med strategisk sigte i Midt- og Vestjylland.

Foreningen understøtter udviklingen gennem fælles og/eller publikums rettede aktiviteter, hvor medlemmerne mødes og inspirerer, udvikler og udfordrer hinanden på tværs af faggrænser med mere.

§3 Medlemskab

Stk. 1. Medlemskab

Som medlemmer af Kultursamarbejdet i Midt- og Vestjylland optages:

  • Kommuner i Midt- og Vestjylland,
  • Kulturaktører, som udgør en juridisk enhed og er hjemmehørende i Midt- og Vestjylland.

Medlems-kommunerne er pt. Lemvig, Struer, Ringkøbing-Skjern, Ikast-Brande, Holstebro, Herning og Skive Kommune.

For kulturaktører er der følgende betingelser for medlemsskab:

  1. Deres hovedformål skal være et professionelt kulturelt virke
  2. Deres virke skal være offentligt tilgængeligt og af længerevarende karakter.

Paraplyorganisationer, interesseorganisationer og enkeltpersoner kan ikke optages som medlemmer.

Bestyrelsen afgør ved simpelt flertal, om en ansøgning om medlemskab af foreningen kan imødekommes.

Stk. 2 Kontingent

Kontingentet fastsættes på det ordinære generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen.

Stk. 3 Udmeldelse og eksklusion

Udmeldelse kan kun ske skriftligt med 3 måneders varsel til den 1. januar.

Eksklusion kan ske, hvis bestyrelsen finder, at et medlem har overtrådt vedtægterne groft. Beslutning om eksklusion træffes af bestyrelsen ved simpelt flertal.

Ved udmeldelse eller eksklusion har medlemmer intet økonomisk krav i forhold til Kultursamarbejdet.

Kap. II. Samarbejdets struktur

Kultursamarbejdets organer er generalforsamling, bestyrelse og sekretariat.

§4 Ordinær generalforsamling

Stk. 1 Indkaldelse m.v.

Hvert år afholdes der ordinær generalforsamling inden udgangen af april måned.

Indkaldelse til generalforsamling med angivelse af dagsorden skal finde sted med 3 ugers varsel ved særskilt meddelelse til de enkelte medlemmer.

Stk. 2 Dagsorden

Dagsorden for det ordinære generalforsamling skal indeholde følgende:

  1. Valg af dirigent.
  2. Bestyrelsens beretning.
  3. Bestyrelsens forslag til handlingsplan.
  4. Behandling af indkomne forslag.
  5. Forelæggelse af regnskab til orientering.
  6. Fastlæggelse af kulturaktørernes kontingent.
  7. Orientering om valg til bestyrelsen.
  8. Eventuelt

Stk. 3 Indkomne forslag

Forslag og indstillinger, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være fremsat skriftligt og modtaget af sekretariatet senest 2 uger før generalforsamling.

Stk. 4 Udsendelse  af dagsorden

Er der inden den i § 4 stk. 3 nævnte frist indkommet forslag, der skal optages på dagsordenen, udsendes ny og endelig dagsorden senest en uge inden generalforsamling. Er der ikke indkommet forslag eller sket yderligere rettelser, er den udsendte dagsorden endelig.

Stk. 5 Dirigent

Dirigenten konstaterer, om generalforsamling er lovligt indkaldt, leder forhandlingerne og træffer alle afgørelser i forbindelse hermed, herunder den endelige beslutning om afstemnings temaer og afstemninger samt procedurespørgsmål.

Stk. 6 Beslutningsdygtighed og afstemning

  • Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når minimum 40% af medlemmerne er mødt op.
  • Beslutninger på generalforsamling træffes ved simpel stemmeflerhed. Hver kommune og hvert kulturaktør har 1 stemme.
  • Afstemninger skal finde sted skriftligt, såfremt blot én af de tilstedeværende deltagere ønsker det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
  • Afstemning kan kun finde sted om de punkter, der er opført på dagsordenen, samt om ændringsforslag hertil.
  • I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.
  • Emner, der ikke er optaget på dagsordenen, kan forhandles under “Eventuelt”. Der kan her finde drøftelse sted af ethvert relevant emne, men der kan ikke foretages afstemninger med bindende virkning.

§5. Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen efter behov og skal indkaldes, når mindst 10 % af samarbejdets medlemmer med skriftlig begrundelse fremsætter krav herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 6 uger efter modtagelsen af begæringen herom.

§6. Bestyrelse

Foreningen ledes af en bestyrelse.

Stk. 1 Sammensætning

Bestyrelsen består af 13 medlemmer.

7 medlemmer udpeges af kommunerne. Hver af de 7 kommuner er repræsenteret ved kulturudvalgsformændene.

6 medlemmer udpeges af kulturstederne således at de centrale kulturområder som museer, teatre, musik, litteratur og billedkunst tilstræbes repræsenteret.

For hvert medlem i bestyrelsen udpeges en personlig suppleant. Suppleanter udpeges efter samme princip som ved udpegning af medlemmer til bestyrelsen. For kommunale repræsentanter gælder, at næstformand for kulturudvalg er suppleant. Suppleanter kan indkaldes ved midlertidigt forfald og skal ved permanent forfald indtræde i mandat og periode.

Udpegning af bestyrelsens medlemmer samt suppleanter sker inden eller i forbindelse med ordinær generalforsamling.

Suppleanter har ikke stemmeret.

Stk. 2 Kompetence

Bestyrelsen har til opgave

  • at godkende optagelse og eksklusion af medlemmer.
  • at indstille handlingsplan til godkendelse på generalforsamling.
  • at godkende budget og regnskab

Stk.  3 Valgperiode

Repræsentanter fra kommunerne følger den kommunale valgperiode. Repræsentanter fra kulturaktører udpeges for en 2-årig periode.

Valgperioden for suppleanter følger valgperioden for det medlem, der suppleres for.

Stk. 4 Konstitution

  • Bestyrelsen afholder konstituerende møde senest 14 dage efter ordinær generalforsamling.
  • Bestyrelsen konstituerer sig selv, idet formand og næstformand vælges blandt repræsentanter fra kommunerne.
  • Bestyrelsen bestemmer selv sin arbejdsform og fastsætter selv en forretningsorden.

Stk. 5 Beslutningsdygtighed og afstemning

  • Bestyrelsesmøder ledes af formand eller i dennes fravær næstformand.
  • Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.
  • Alle beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.
  • Stemmeretten skal udøves personligt.

§7. Sekretariat

Stk. 1 Kompetence

Sekretariatet

  • varetager den daglige drift og styring,
  • er sekretær for generalforsamling, bestyrelsen, m.v.,
  • udarbejder flerårige handlingsplaner og budgetter, samt årsberetning og regnskab.

Sekretariatet kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til løsning af konkrete arbejdsopgaver.

Kap. III. Økonomi

§8. Økonomi

Stk. 1. Indtægter

Samarbejdet finansieres af bidrag fra kommuner og kultursteder.

Stk. 2. Øvrige finansierings muligheder

Samarbejdet kan søge økonomiske midler fra fonde, offentlige myndigheder m.v.

§9. Regnskab og revision

Stk. 1 Regnskab

Kultursamarbejdets regnskabsår er kalenderåret

Stk. 2 Revision

Samarbejdets regnskab revideres af en statsautoriseret revisor eller Kommunernes Revision.

Kap. IV. Ændring af vedtægt, omdannelse, opløsning og ikrafttræden

§10. Ændring af vedtægt

Stk. 1 Vedtægterne kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslag fremgår af dagsordenen.

Stk. 2 Vedtægtsændringer træder i kraft, når alle medlemskommuner har godkendt vedtægtsændringerne.

Stk. 3 Ændring af vedtægterne kræver godkendelse i alle medlemskommunernes kulturudvalg.

§11. Omdannelse og opløsning

Stk. 1 Omdannelse eller opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.

Stk. 2 Omdannelse eller opløsning af foreningen kræver godkendelse i alle medlemskommunernes kulturudvalg.
Foreningens formue overgår til kulturelle formål i Midt- og Vestjylland. Disse fastlægges på den senest afholdte generalforsamling.

§ 12. Ikrafttræden

Jvf. § 10 stk. 3

Denne vedtægt er godkendt af den politiske styregruppe den 16. marts 2018, af generalforsamlingen den 19. april 2018 og i medlems kommunerne den 19. april 2018.